Notionでタスク管理 / Weekly Agenda【Notion Tips #5】

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HEY SISTER的Notionの活用アイディアを紹介する企画、第5回は日々のタスク管理方法をご紹介。

タスク管理は私が普段Notionで一番よく使うページです。試行錯誤を繰り返しながら、ようやく自分の中でしっくりくるシステムが出来上がったので今回は詳しくご紹介します。

【第1回】 Notionでバレットジャーナルをデジタル化
【第2回】 Notionで欲しいものリスト/ウィッシュリストを作る
【第3回】 Notionで映画記録をつける
【第4回】 Notionで習慣記録 / Habit Trackerを作る


生産性アップ！私的最強のタスク管理が完成

こちらが今現在の私のタスク管理ページです。普段はPCを使って仕事をしていますが、このページは常に開きっぱなし。ここを見れば、今自分がやるべきこと、目標やタスクの進捗状況、その日の予定などが一目でわかるので、作業効率や生産性は間違いなく上がったと思います。

下記で、Notionを使ったタスク管理における私のこだわりについて詳しく解説します。
 

日々のタスクは1週間ごとに管理

私の日々のタスク管理は1週間単位で行っています。なので、毎週月曜日の朝にこちらの「weekly review」を開き、その週のTo-doページを作成します。

 
「weekly review」には過去の週のアーカイブがまとまっているので、あとで振り返りをしたい時などに役立ちます。写真も一緒に記録しているので、ビューをギャラリーに切り替えた時、↓のように絵日記的な感じで振り返ることができて楽しいです。

 

テンプレートを活用して時短

それでは、早速1週間のTo-doページを作ってみます。まずはデータベース「2021 weekly log」の右上にある「New」をクリック。

 
1週間のTo-doページはテンプレ化してあるので、「New」をクリックするとすぐに呼び出すことができます。

 
テンプレートは↓のような感じになっています。各パーツごとに下記で解説していきます。

テンプレート

 

プロパティ

プロパティには下記のような項目を設定しています。

  • Date ・・・今週の日付
  • Month ・・・月
  • current week ・・・今週かどうか判別
  • Mood ・・・今週の気分
  • Happiness ・・・今週の幸福度（10段階で評価）
  • Reflection ・・・今週の振り返りを一言で
  • Image ・・・今週のハイライトを写真で

これらは主に振り返り用に設定している項目なので、毎週日曜日の夜に埋めます。

「Formula」を使って今週かどうかを判別させている理由は、あらゆるページを集約させている「ダッシュボード」に「今週」のTo-doページのみを表示させたいからです。

 
▼ 今週かどうか判別

if(and(toNumber(formatDate(prop(“Date”), “WW”)) == toNumber(formatDate(now(), “WW”)), year(prop(“Date”)) == year(now())), true, false)

注意

上記の「Formula」を正常に機能させるには、「Date」という名前の日付プロパティが必要になります。

 

カレンダー

今自分が１週間のどのあたりにいるのかがわかるようにカレンダーを設置しています。こちらのウィジェットは「indify」から拝借。他にも様々なウィジェットがあるので、Notionユーザーは必見。
 

今日の予定

別ページで管理しているカレンダーを「Linked database」で呼び出していて、フィルターでその日の予定だけを表示させるようにしています。
 

月間目標

別ページで管理している月間目標を「Linked database」で呼び出しています。進捗状況がプログレスバーによって一目でわかります。100%に向かう過程を見るとモチベーションが上がるのでいつもよく目にする場所に配置。
 

To-doリスト

最後は1日ごとのタスクを書き出すスペース。「+new task」をクリックすると、チェックボックス付きのTo-doリストが追加できるのでその日やることを毎朝ざっとリストアップします。私はフリーランスなので土日も作業することが多いですが、週末はできるだけ自分にプレッシャーをかけたくないので「weekend」でひとまとめにしてゆるくやってます。
 

タスク管理〜振り返りまでがセットで行える

2021年のアーカイブ

今回紹介した私のタスク管理術で気に入っているポイントは、To-do管理だけでなく振り返りもできるところ。過去の記録を一覧表示させて見渡すことができるので、今までの自分を客観的に見つめたり、今後の課題を見つけるのに役立ちます。私は1年ほどこれを続けてみて、定期的に立ち止まって振り返りの時間を持つことがいかに重要か実感しました。
 

まとめ： Notionのタスク管理を活用して生産性アップ

今回はNotionを使ったタスク管理とそのこだわりをご紹介しました。

今では「Formula」や「linked datebase」といった中級者〜上級者向けの機能もしっかり使いこなせるようになったので、自分にとって最適なタスク管理システムを作ることができたと思います。

もし希望があれば、こちらのテンプレートも作ろうかなと思っているので、お気軽に連絡ください。

今回の記事がNotionユーザーの方の参考になれば嬉しいです。

 

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